关于做好2019年度档案归档工作的通知

各部门、各项目部：
       为了实现公司档案集中统一管理，做好档案的收集整理和立卷归档工作。依据《江苏基柱建设工程有限公司档案管理办法（试行）》等有关规定和档案管理规范要求，根据公司档案工作安排，请各部门、各项目部将本部门2018年产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好并移交到公司档案室。2018年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请整理好后一并归档。现将归档具体事项通知如下：
     一、 归档范围
    1、2018年度各部门、各项目部收到的政府主管部门下发的与公司有直接关系并需执行的文件材料。
    2、公司级会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的年度工作总结与工作计划。
    3、公司各部门、各项目部的各种年度报表及统计数据（固定资产）。
    4、公司的各种出版物，包括：宣传手册（单）、宣传片、各部门所出的简报及工作动态。
    5、公司举办重大活动所形成的材料，包括但不限于年度总结表彰会、项目开工、竣工、开盘、交房等节点活动、团建活动以及公司名义对外参加的重要活动等所形成的文字、图片、音像等资料。
    6、以公司名义获得的区级以上证书、奖牌、奖杯、锦旗，重要题词以及对外交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。
    7、其它应归档的文件材料。电子文件、照片、视频等各种载体文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。
    二、归档要求
    1、根据《江苏基柱建设工程有限公司档案管理办法（试行）》规定，各部门、各项目部负责档案工作的人员负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。整理过程中要 逐卷（件）检查，编制页号，制作目录，不能缺项、漏项,不能把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
    2、文件类的归档材料以“件”为单位归档。
    3、归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。
    4、声像档案：录音、录像带、光盘、移动硬盘和U盘的外盒上应贴上标签,必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；数码照片，要求每张照片都必须做好文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。
    5、实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。
    6、电子档案：标明与纸质档案相符的标题及时间。
三、归档时间 
请各部门、各项目部高度重视，认真做好档案材料的收集、整理、移交工作。6月30日前完成文件材料的归档移交工作。
四、归档程序 
     1、归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对。符合归档规范要求的进行验收并办理移交手续。
     2、移交手续： 归档单位在移交归档材料时需填写《归档材料移交登记表》，登记表一式两份，交接双方确认签字后各留存一份备查。
未尽事宜请与综合办公室档案管理员沈丹丹联系。
     附件《江苏基柱建设工程有限公司档案管理制度》
                                                  


                                                                               江苏基柱建设工程有限公司
                                                                                         综合办公室 
                                                                                     2019年4月24日